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Les solutions de travail collaboratif
Travail collaboratif est un terme très vaste qui définit pourtant un nouvel état d’esprit dans le fonctionnement d’une entreprise d’une structure ou plus généralement d’un groupe.
L’idée principale qui se dégage du travail collaboratif est le partage d’informations. Il doit servir à améliorer le fonctionnement, à faciliter la mise en place et l’aboutissement d’un projet.
Il a été accéléré par la montée en puissance du Web 2.0. Ce dernier correspond à une évolution technologique et sociale de l’Internet. Le web est dorénavant utilisé pour les services qu’il apporte. On y a découvert de nouvelles façons d’accéder à l’information, mais aussi de la créer. Le Web 2.0 est davantage basé sur l’interaction entre les internautes. Dans ce concept novateur, le travail collaboratif prend tout son sens.
Les outils utilisés pour le mettre en place s’appuient énormément sur ces nouvelles valeurs de l’Internet. Au départ, le travail collaboratif était surtout basé sur des échanges d’informations d’ordre pratique : partage d’agenda, organisation de réunions, réservation de ressources etc. Depuis, les outils ont bien évolué pour se fondre avec les applications du Web 2.0. Wikipédia est l’exemple même de ce principe destiné à tous les internautes. Chacun peut alimenter les articles en fonction de ses propres connaissances.
(Source : image écran wikipedia)
Maintenant, les applications associées au travail collaboratif sont beaucoup plus variées. L’un des éléments les plus intéressants pour une entreprise est la facilité à gérer des projets par l’échange que permet ce système. Ce dernier n’a quasiment pas de limites. Ainsi, on pourra mettre en place une veille en étant en lien avec les communautés, en surveillant l’actualité et en capitalisant les connaissances qui nous sont apportées. A titre d’exemple, c’est ce que permet Netvibes, portail basé sur la veille utilisant les flux RSS, dont nous parlerons ci-après. Il est particulièrement simple d’animer des réseaux, d’autant plus que les outils de travail collaboratif nous permettent de gérer des flux d’information et de les proposer à l’ensemble des partenaires.
Les outils de travail collaboratif ont tendance à être rangés en quatre classes :
Tout d’abord, les outils de communication de base qui servent en priorité à faire circuler l’information. C’est dans cette classe que l’on trouve le mail, la messagerie instantanée ou la visio-conférence.
Ensuite, viennent les outils de travail partagé. Ils permettent à un groupe de travailler sur un même document. Dès cet instant, on travaille dans un but commun. On y trouvera l’édition partagée, les forums, ou encore le partage d’applications.
La troisième classe concerne les outils d’accès au savoir (Knowledge Management). L’idée est qu’une création serve à l’ensemble du groupe ou de l’entreprise. On y trouve les bibiothèques, les logiciels peer to peer, les FAQ, les annuaires électroniques ou encore les wikis que nous évoquerons ci-après.
Enfin, la quatrième classe correspond aux outils de workflow. Le but est d’assister le chef de projet dans la gestion et la coordination de ses objectifs. On y trouve par exemple, les outils de gestion de tâche ou les agendas partagés.
Les logiciels utilisés regroupent souvent ces différentes classes. Certains, comme Lotus Notes ou Microsoft Exchange, ont participé à la naissance du travail collaboratif. Ils font partie des grands classiques et des incontournables parmi les logiciels à licence, équipant un grand nombre de structures. La Caisse d’allocation familiale de Meurthe et Moselle, par exemple, est équipée de Lotus notes et nous a fait part des avantages à utiliser ce logiciel (lire le témoignage de la CAF).
Avec l’évolution des technologies, de nouvelles formes de travail collaboratif frappent donc à la porte des entreprises :
Le wiki :
C’est l’outil collaboratif par excellence. Il sert à produire des documents communs en se basant sur un système de gestion de contenu de site web permettant une libre modification et alimentation par les visiteurs autorisés. Même si ce système est particulièrement bien connu des internautes, il s’avère encore très peu utilisé au sein des entreprises. Sa mise en place demandant une bonne coordination, il est davantage utilisé sur des projets cadrés où les équipes ont un plan de travail bien défini.
Les flux RSS (Really Simple Syndication) :
Ce système permet la diffusion de fils d’information de manière automatisée via différents sites web. Ce système explose actuellement, notamment avec l’avènement de Netvibes qui utilise ce procédé.
(Source : image écran Netvibes)
Mais d’autres outils comme reader-feedshow.com ou mozilla-europe.org lisent également les flux RSS (cf newsletter n°16).
Les réseaux sociaux :
Après leur « boum » dans les univers grand public que sont Facebook ou Myspace par exemple, ils apparaissent petit à petit dans le milieu professionnel. Ils permettent de rechercher plus facilement les spécialistes et d’échanger avec eux, mais aussi de taguer des documents croisés dans sa messagerie partagée. Ce procédé consiste à afficher visuellement sur un document, une information sur l’objet afin qu’il soit repérable facilement par les autres membres du réseau qui s’intéressent au sujet.
Cependant, ce phénomène est encore très ponctuel en entreprise à cause de sa connotation trop « grand public ». Il faudra certainement un changement de mentalité et une prise de conscience de ses avantages pour le monde professionnel avant de le voir utilisé à grande échelle en entreprise.
Une solution alternative aux logiciels classiques est également apparue avec le Web 2.0 et le travail collaboratif : les logiciels libres.
Ils ont l’avantage d’être totalement libérés de toute licence permettant à chacun de les utiliser, de les modifier, de les adapter aux besoins et de les vendre. Plusieurs entreprises en ont fait leur spécialité et proposent ce type de logiciel dans le cadre du travail collaboratif. Sur l’agglomération nancéienne, Netlor et Versusmind en font partie. Voici les outils qu’elles proposent.
Lire l’article sur Netlor
Lire l’article sur Versusmind
Le travail collaboratif est donc fortement lié à l’évolution du web et des mentalités, particulièrement en entreprise. Même s’il est déjà énormément utilisé par le grand public, sur internet, et parfois sans le savoir, il reste beaucoup à faire dans le monde professionnel malgré de nombreux outils pour le mettre en place. Peu importe la solution utilisée, il aura toujours l’avantage d’être modulable, évolutif et adaptable aux besoins de n’importe quelle structure. L’avenir lui est donc grand ouvert.