Dossiers
Le travail collaboratif à la CAF de Meurthe et Moselle
La Caisse d’Allocation Familiale de Meurthe et Moselle est équipée depuis 1999 d’un outil de travail collaboratif : Lotus Notes.
La décision d’équiper l’ensemble des agents de ce logiciel à licence a été nationale.
Etant donnée l’installation particulièrement précoce de ce système par rapport au boum du web 2.0, beaucoup plus récent, son utilisation a été progressive, nous explique Anne-Laure Ropelé, Chargée de communication à la CAF Meurthe et Moselle.
En effet, la première fonctionnalité mise en place a été la messagerie. Dès 2000, des développements locaux ont vu le jour. Un des intérêts majeurs du programme est son caractère évolutif, ce qui a permis, après une phase d’adaptation du personnel, de le faire évoluer en fonction des besoins.
Cet outil est particulièrement bien utilisé par l’ensemble des agents puisqu’en moyenne, 329 des 350 employés de la CAF l’utilisent chaque jour, ne serait-ce que pour consulter le bulletin d’information quotidien.
Quatre modules spécifiques au besoin de la CAF Meurthe et Moselle ont été déployés :
Le premier comporte l’ensemble des bases nationales pour des échanges avec les autres structures.
Le deuxième donne des renseignements sur la vie pratique au sein de la structure. (agenda partagé, demande de congés...)
Le troisième concerne toute la documentation. On peut y consulter, par exemple, le code de la sécurité sociale ou encore les procès verbaux de réunions.
Enfin, le quatrième correspond au pilotage et au suivi des dossiers et demandes divers.
(source : CAF)
Ce changement important dans l’organisation du travail des agents a été bien accueilli malgré une façon de travailler différente. « Maintenant, il faut être acteur. Chacun produit l’information susceptible d’intéresser une partie ou l’ensemble de ses collègues » nous explique Mme Ropelé.
« Par rapport à notre ancien fonctionnement, on ne trouve que des avantages à utiliser ce système de travail. Nous gagnons en efficacité, en transparence et l’information est partagée. Nous pouvons bénéficier de moteurs de recherche puissants et l’apport de la gestion des flux est un atout considérable » indique Mme Ropelé.
Voilà donc un bel exemple d’utilisation d’une solution de travail collaboratif. Merci à Mme Ropelé et à la Caisse d’Allocation Familiale de Meurthe et Moselle pour leur témoignage.